Case Study: Digitales Personalmanagement für die Eventbranche

Event / Catering / HR Projekt

Ausgangssituation

Nach zwei Jahren Pandemiestillstand stand Matzke GmbH & Co KG vor einem sofortigen Hochlauf: 120 Open Airs, 50 Bundesliga-Spiele, 35 Firmenfeiern und über 5.000 benötigte Mitarbeitende für die Saison 2022. Der Aufbau lief über dezentrale Festivalgelände, Stadien und Festzelte, mit bis zu 500 Neueinstellungen pro Woche in der Hauptsaison. Die Prozesse dahinter: Excel-Tabellen, Improvisation vor Ort, manuelle Koordination durch einzelne Personen.

Kernherausforderung

Weder Standardsoftware noch die bisherigen internen Abläufe waren auf diesen Maßstab ausgelegt. Das Problem war kein Mangel an Bewerbern es fehlte eine Infrastruktur, die Recruiting, Onboarding, Einsatzplanung und Abrechnung für tausende Saisonkräfte zentral abbildet. Bestehende HR-Systeme setzen voraus, dass Mitarbeitende feste Standorte haben und Prozesse linear verlaufen. Bei bis zu 170 Events an unterschiedlichen Orten, mit unterschiedlichen Teams und wechselnden Anforderungen, bricht diese Logik zusammen. Hinzu kam: Die gesamte Koordination musste von einer einzigen zentralen Person steuerbar bleiben.

Lösung

SMA Dev entwickelte FestivalJobs.de in sechs Monaten von Null eine Plattform, die den vollständigen Personalzyklus von der ersten Jobanzeige bis zur Event-Abrechnung digital abbildet. Die Architektur folgte der operativen Realität des Kunden: Event- und ortsspezifische Social-Media-Kampagnen führen Interessenten auf dynamische Landingpages mit aktuellen Jobangeboten. Von dort läuft der gesamte Bewerbungs- und Onboarding-Prozess digital Personalbogen, Dokumentenmanagement, automatisierte Briefings, digitale Einsatzbestätigung. Ein zentrales Dashboard gibt der koordinierenden Person Überblick über alle Bewerbungen, Qualifikationen und Einsatzhistorien. Reaktivierungs-Flows für Vorjahrespersonal wurden von Anfang an eingebaut, weil Wiederkehrer im Saisongeschäft schneller einsatzbereit sind als Neueinstellungen.

Ergebnis

In der Saison 2022 wurden 170 Events mit Personal versorgt, 11.000 neue Bewerber gewonnen, 7.000 Jobs vermittelt davon 4.000 Neueinstellungen und 3.000 Reaktivierungen. Neun Ad-Kampagnen erzielten 160.000 Impressions. Für 2023 zeigte sich der nachhaltigere Effekt: Vor Saisonstart waren bereits 75 % der benötigten Personaldecke gesichert, 4.000 weitere neue Bewerber gewonnen, die Zahl der betreuten Events stieg auf 210.

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