Case Study: Digitales Personalmanagement für die Eventbranche

Herausforderung

Die Event- und Festivalbranche stand nach der Corona-Pandemie vor einer beispiellosen Herausforderung. Nach zwei Jahren Stillstand mit 99% Konzertabsagen und 90% Personalverlust sollte 2022 zum Jahr des Neustarts werden. Für den Kunden Matzke GmbH & Co KG bedeutet dies, in kürzester Zeit einen enormem Personalbedarf decken zu müssen, denn im Kalender standen:

• 120 Open Airs und Festivals
• 50 Spiele der Fußballbundesliga
• 35 Firmenfeiern und Club-Partys
• Insgesamt über 5.000 benötigte Mitarbeitende

Die Matzke GmbH & Co KG, seit 1996 etablierter Catering-Dienstleister für Events und Festivals in Deutschland und Österreich, stand vor besonderen Herausforderungen bei der Personalgewinnung, denn diese Branche hat es in sich:

• Dezentrale Arbeitsorte auf Festivalgeländen, in Stadien und Festzelten
• Personalbetreuung vor Ort mit viel Improvisation und Excel-Tabellen
• Hauptsächlich Saisonkräfte mit geringer Berufserfahrung und hoher Fluktuation
• Bis zu 500 Neueinstellungen pro Woche während der Hauptsaison
• Personal wurde nicht nur an den Bars, sondern auch in der Administration und im Organisationsteam benötigt

Weder am Markt verfügbare Lösungen, noch die traditionellen Prozesse im Personalmanagement und Recruiting waren dieser Herausforderung gewachsen. Es bestand ein dringender Bedarf, die Personalgewinnung und -verwaltung zu digitalisieren, ohne dabei Qualitätseinbußen zu riskieren – ein klarer Fall für „Excel-Detox“.

Unsere Lösung

SMADEV entwickelte unter der Domain FestivalJobs.de in nur 6 Monaten eine komplett neue digitale Personalplattform, die den gesamten Prozess vom Recruiting bis zur Event-Abrechnung abbildet. Diese integrierte Lösung begleitet sowohl Bewerber*innen als auch Veranstalter durch alle Phasen des Personaleinsatzes.

Ganzheitlicher digitalisierter End-to-End-Prozess

Die Plattform wurde so konzipiert, dass sie den vollständigen Workflow abdeckt:

• Outreach: Gezielte Jobwerbung über Social Media mit lokalen und eventspezifischen Anzeigen
• Application: Benutzerfreundlicher Bewerbungsprozess mit dynamischen Landingpages
• Conversion: Digitale Vertragsabwicklung und Onboarding
• Planning: Event-spezifische Personalplanung und Einsatzzuweisung
• Fulfillment: Digitale Einsatzbestätigung und Abrechnung

Innovative Funktionen

• Zielgerichtetes Social Media Marketing: Event- und ortsspezifische Ad-Kampagnen, die Interessenten auf dynamische Landingpages mit aktuellen Jobangeboten leiten
• Digitaler Bewerbungsprozess: Vereinfachte digitale Personalbogen-Erfassung, Dokumentenmanagement und Bewerber-Monitoring
• Personal-Dashboard: Zentrale Übersicht aller Bewerbungen, Qualifikationen und Einsatzhistorie
• Einsatzplanung und Distribution: Automatisierte Personalzuweisung zu Events mit Benachrichtigungssystem
• Digitales Onboarding: Automatisierte Briefings und Einsatzbestätigungen
• Abrechnung und Reaktivierung: Vereinfachte Abrechnung und gezieltes Re-Engagement für zukünftige Events

Die gesamte Plattform wurde darauf ausgelegt, von einer einzigen Person zentral verwaltet werden zu können – ein entscheidender Effizienzfaktor für das Management tausender saisonaler Mitarbeiter.

Ergebnis

Die Implementierung von FestivalJobs.de lieferte beeindruckende Ergebnisse für die Festival-Saison 2022:

• Veranstaltungsabdeckung: 170 Events wurden erfolgreich mit Personal versorgt
• Erfolgreiche Rekrutierung: 11.000 neue Bewerber*innen konnten gewonnen werden
• Effiziente Vermittlung: 7.000 Jobs wurden insgesamt vermittelt
• Personalbeschaffung: 4.000 Neueinstellungen und 3.000 Reaktivierungen von vorhandenem Personal
• Digitales Marketing: 9 Ad-Kampagnen erzielten 160.000 Impressions

Für die Saison 2023 konnte die Plattform bereits frühzeitig weitere Erfolge verzeichnen:

• Bereits vor dem Saisonstart (Mai 2023) waren 75% der benötigten Personaldecke gesichert
• 4.000 zusätzliche neue Bewerber*innen wurden gewonnen
• Die Anzahl der zu betreuenden Events stieg auf 210

Die digitale Transformation des Personalmanagements in der Event- und Festivalbranche ist nicht nur möglich, sondern auch höchst effektiv umsetzbar. Durch die Digitalisierung der Prozesse konnte die Matzke GmbH & Co KG den enormen Personalbedarf der „Nachholsaison“ 2022 bewältigen und hat damit die Grundlage für nachhaltiges Wachstum in den kommenden Jahren geschaffen.

FestivalJobs.de ist der Beweis dafür, wie innovative Digitallösungen traditionelle, arbeitsintensive Branchen transformieren können – von improvisierten Excel-Listen zu einem strukturierten, effizienten End-to-End-Prozess, der alle Beteiligten optimal unterstützt und echten Impact auf das Geschäft liefert.